منشور پروژه

قبل از شروع توضیح اینکه منشور پروژه چیست و چگونه میتوان آن را تهیه کرد، باید نگاهی به گروه های فرآیندی پروژه بیاندازیم.

مطالبی که میخوانیم:

گروه های فرآیندی پروژه

PMBOK پروژه را به 5 گروه فرآیندی تقسیم میکند:

آغازش initiating
برنامه ریزی planning
اجراexecuting
نظارت و کنترل monitoring & controlling
خاتمهclosing

منشور پروژه چیست و چگونه تهیه میشود؟

برای تهیه منشور پروژه بهتر است ابتدا یک پروژه را در ذهن مجسم کنید. در مرحله اول بعد از امکان سنجی پروژه، پروژه به یکی از مدیران ارشد واگذار میشود. مدیر ارشد طبق تعریف PMBOK همان حامی پروژه یا Sponsor است. بعد از مشخص شدن حامی پروژه، نوبت به انتخاب مدیر پروژه است. انتخاب مدیر پروژه نیز به عهده همان مدیر ارشد است.

حال حامی پروژه و مدیر پروژه طی جلسه ای یک نمای کلی از پروژه تعریف میکنند. این نمای کلی باید تمامی وجوه پروژه را دربر بگیرد؛ مسئلی اعم از هزینه‌ها، ریسکها، منابع، مدت زمان و…

حال مدیر ارشد باید این سند را به ذینفعان پروژه ارائه بدهد و درصورتی که اختلاف نظری بین اعضا وجود داشته باشد، طی مذاکراتی آن اختلافات را حل و فصل کرده و سند مذکور را تایید میکنند.

این سند همان منشور پروژه یا به تعریف PMBOK ، project charter است یا به عبارتی شرح مختصری از پروژه است.

دراصل منشور پروژه به کمک میکند که پروژه را دقیق‌تر مورد بررسی قرار بدهیم. ممکن است بعد از تهیه منشور پروژه بفهمیم که پروژه مقرون به صرفه نیست و از انجام آن صرفه نظر کنیم.

تا به اینجا ما فرآیند راه‌اندازی پروژه را توضیح دادیم.

بعد از تایید منشور پروژه چه اتفاقی می‌افتد؟

بعد از تایید منشور پروژه، مدیر ارشد با مدیر پروژه یک قرارداد میبندد که همان برنامه پروژه است یا به عبارت دیگر برنامه مدیریت پروژه (project management plan) به این قرارداد، سند آغازش نیز میگوییم؛ همچنین میتوانیم آن به عنوان نسخه تفصیلی منشور پروژه درنظر بگیریم.

حال نقش مدیر پروژه و مدیر ارشد در پروژه چیست؟

مدیر پروژه باید برنامه پروژه را به اجرا دربیاورد یا به عبارتی باید محصول پروژه را اماده و تولید کند. اما تهیه محصول با دست خالی امکان پذیر نیست! پس مدیر ارشد باید منابع لازم را برای تهیه محصول فراهم کند. به همین دلیل است که به آن اسپانسر میگوییم.

در مرحله قبل (راه‌اندازی) اگر منشور پروژه تایید شود، به این معنی‌ست که پروژه مقرون به صرفه است. اما در این مرحله (آغازش) وقتی برنامه مدیریت پروژه به تایید میرسد، به این معناست که میتوانیم تولید محصول را شروع کنیم. حواستان باشد که تا برنامه ریزی به طور کامل انجام نشده و به تایید نرسیده است، نباید پروژه را اجرایی کنید!

در ادامه این مطلب نمونه ای از منشور پروژه را اورده ایم اما توصیه نمیکنیم که از آن استفاده کنید. چرا که هر پروژه منحصر بفرد است و صرفا لازم است که انتظارات پروژه را درنظر بگیرید و در برنامه مدیریتی خود اعمال کنید.

جمعبندی

تهیه منشور پروژه، اولین و مهم‌ترین گام در مدیریت پروژه است. این سند به عنوان یک نقشه راه برای اجرای پروژه عمل می‌کند و به همه ذینفعان کمک می‌کند تا درک مشترکی از اهداف و محدوده پروژه داشته باشند.

نکته مهم: هر پروژه منحصر به فرد است و بنابراین، منشور پروژه نیز باید به طور خاص برای آن پروژه تهیه شود. از استفاده از الگوهای آماده خودداری کنید و سعی کنید منشور پروژه را متناسب با نیازهای پروژه خود تنظیم کنید.

فرم-خام-منشور-پروژه دریافت

مطالب بیشتر