2 روش تخمین تاریخ پایان پروژه

در ابتدا به تعریف چند اصطلاح میپردازیم تا به یک تعریف واحد برسیم.

مطالبی که میخوانیم:

Reschedule کردن برنامه چیست؟

Reschedule کردن برنامه به معنای تغییر زمان یا تاریخ یک برنامه یا رویداد است. این کار می‌تواند به دلایل مختلفی انجام شود، مانند:

تغییر در برنامه‌ریزی: ممکن است در زمان برنامه‌ریزی اولیه، در نظر نگرفته باشید که زمان کافی برای انجام همه کارها وجود ندارد. در این صورت، می‌توانید برنامه را به زمان دیگری موکول کنید تا زمان بیشتری برای انجام کارها داشته باشید.

تغییر در شرایط: ممکن است شرایطی پیش بیاید که انجام برنامه در زمان مقرر را غیرممکن کند، مانند بیماری، مشکلات فنی یا لغو یک رویداد مرتبط. در این صورت، می‌توانید برنامه را به زمان دیگری موکول کنید تا شرایط مساعد شود.

Baseline یا خط مبنا چیست؟

در برنامه‌ریزی، خط مبنا یا baseline به نقطه‌ای در زمان اشاره دارد که از آن به عنوان مبنای مقایسه برای اندازه‌گیری پیشرفت یا انحراف از برنامه استفاده می‌شود.

خط مبنا معمولاً در ابتدای پروژه یا در یک نقطه عطف کلیدی تعریف می‌شود. این خط مبنا شامل موارد زیر است:

محدوده: دامنه پروژه، شامل تمام وظایف، تحویل‌دادنی‌ها و الزامات آن.

برنامه زمانبندی: تاریخ شروع و پایان هر وظیفه، و همچنین وابستگی‌ها بین وظایف.

بودجه: هزینه کل پروژه، و همچنین هزینه هر وظیفه.

معیارهای عملکرد: شاخص‌هایی که برای اندازه‌گیری موفقیت پروژه استفاده می‌شوند.

خط مبنا به عنوان یک نقطه مرجع ثابت عمل می‌کند که می‌توان پیشرفت پروژه را با آن مقایسه کرد. این امر به شما کمک می‌کند تا مشخص کنید که آیا پروژه طبق برنامه پیش می‌رود یا خیر، و در صورت نیاز چه اقداماتی را باید انجام دهید.

شاخص SPI در کنترل پروژه چیست؟

SPIt مخفف Schedule Performance Index یا شاخص عملکرد برنامه‌ریزی است. این شاخص یکی از معیارهای کلیدی در کنترل پروژه است که برای ارزیابی عملکرد پروژه از نظر زمان استفاده می‌شود.

محاسبه SPIt

SPIt با استفاده از فرمول زیر محاسبه می‌شود:

SPIt = EV / PV

EV (Earned Value): ارزش کسب شده تا تاریخ گزارش‌دهی. این مقدار با جمع ارزش کار انجام شده برای تمام وظایف تکمیل شده تا تاریخ گزارش‌دهی محاسبه می‌شود.

PV (Planned Value): ارزش برنامه‌ریزی شده برای کار تا تاریخ گزارش‌دهی. این مقدار با جمع ارزش برنامه‌ریزی شده برای تمام وظایف تا تاریخ گزارش‌دهی محاسبه می‌شود.

تفسیر مقادیر SPIt

SPIt > 1: پروژه از نظر زمان جلوتر است. به این معنی که کار بیشتری نسبت به آنچه در برنامه‌ریزی شده بود انجام شده است.

SPIt = 1: پروژه طبق برنامه پیش می‌رود.

SPIt < 1: پروژه از نظر زمان عقب است. به این معنی که کار کمتری نسبت به آنچه در برنامه‌ریزی شده بود انجام شده است.

کاربرد SPIt

SPIt را می‌توان برای موارد زیر استفاده کرد:

شناسایی پروژه‌هایی که از نظر زمان جلوتر یا عقب هستند.

ارزیابی عملکرد مدیران پروژه و تیم‌های پروژه.

پیش‌بینی تاریخ اتمام پروژه.

تصمیم‌گیری در مورد اینکه آیا باید منابع را به پروژه‌های خاص اختصاص داد یا خیر.

محدودیت‌های SPIt

SPIt فقط به زمان توجه می‌کند و سایر عوامل مانند هزینه یا کیفیت را در نظر نمی‌گیرد.

SPIt به داده‌های دقیق و به روز برای محاسبه نیاز دارد.

SPIt می‌تواند تحت تأثیر عوامل خارجی مانند تغییرات در محدوده پروژه یا شرایط آب و هوایی قرار گیرد.

روشهای محاسبه تاریخ پایان پروژه

برای محاسبه تاریخ پایان پروژه میتوانیم از روش earned value استفاده کنیم که به اختصار به آن EV میگوییم. فرض کنید که مدت زمان کلی پروژه شما 600 روز است. تا به امروز 220 روز از پروژه گذشته است و درصد پیشرفت واقعی در حال حاضر 35% است. روز 180 ام پیشرفت واقعی کنونی و پیشرفت برنامه ای باهم برابر بوده اند.

حال باید شاخص SPIt را بدست بیاوریم. قبلتر به فرمول آن اشاره کرده ایم. در اینجا باید 180 را تقسیم بر 220 کنیم که حدودا برابر است با 82 درصد. این درصد به ما سرعت پیشرفت را نشان میدهد. اما برای محاسبه تاریخ پایان پروژه باید مدت زمان کل که 600 روز است را بر 0.82 تقسیم کنیم که برابر است با 732 روز. این عدد به ما مدت زمان برنامه جدید را نشان میدهد؛ یعنی اینکه اگر با این روند پیش برویم، 132 روز بعد از تاریخ پیش بینی شده، پروژه به اتمام میرسد.

اما روش دیگری نیز برای محاسبه تاریخ پایان پروژه وجود دارد. همانطور که از تعریف reschedule دریافتیم، برنامه بعد از reschedule به یک برنامه جدید تبدیل میشود. تاریخ جدید پایان پروژه را میتوانیم از خلاصه مشخصات پروژه و فیلد finish بخوانیم. تنها یک چیز در این برنامه تغییر نمیکند و آن هم baseline است! حال با مقایسه تاریخ پایان جدید و تاریخ پایانی ذخیره شده در baseline میتوانیم مقدار تاخیر پروژه را بدست بیاوریم که البته نیاز به محاسبات دستی نیست! کافیست ستون finish variance را به برنامه اضافه کنید.

این اختلاف به این معناست که درصورتی که پروژه با روند برنامه ریزی شده پیش برود، در تاریخ جدید و با تاخیر به دست آمده به اتمام میرسد.