درست مثل هر چیز دیگری در زندگی، برنامه‌ریزی پروژه هم اصول خاص خود را دارد. پایبندی به این اصول که در PMI (موسسه مدیریت پروژه) و DOD (وزارت دفاع آمریکا) نیز به آنها اشاره شده، ضامن کارایی و اعتبار برنامه شما خواهد بود.
اما این اصول چه هستند؟ آیا PMI و DOD در این زمینه دیدگاه یکسانی دارند؟
شاید شما ناخودآگاه بسیاری از این اصول را رعایت می‌کنید، اما آگاهی از دلیل آنها به شما در ارتقای سطح برنامه‌ریزی‌تان کمک خواهد کرد.
در این مقاله به بررسی 5 اصل ابتدایی از این اصول می‌پردازیم. در ادامه می‌توانید از طریق لینک‌های ارائه شده به سایر اصول دسترسی پیدا کنید و به همراه ما به یک برنامه‌ریز حرفه‌ای تبدیل شوید!
مطالبی که میخوانیم:
پیش از شروع هر کاری، باید سندی تهیه کنید که جزئیات پروژه، روند انجام آن، فواصل زمانی گزارش‌گیری و کنترل، و پیش‌بینی‌های آتی را به طور شفاف مشخص کند. این سند که به آن “Schedule method” گفته می‌شود، حکم نقشه‌ای را دارد که تمام مراحل برنامه‌ریزی را در قالب یک انشاء منظم و مدون شرح می‌دهد. به عبارتی، شما برای برنامه‌ریزی پروژه خود نیز به یک برنامه نیاز دارید!
منظور از این اصل، تدوین ساختار شکست کار (WBS) به نحوی دقیق و با جزئیات کامل است تا هیچ فعالیتی از قلم نیفتد. این کار به شما در ارائه برنامه‌ای دقیق‌تر برای پروژه و در نتیجه، کنترلی بهتر بر آن کمک می‌کند.
شاید تا به حال با عبارت LOE یا تلاش سطح فعالیت آشنا نشده باشید، اما احتمالاً بدون اینکه بدانید، آن را رعایت می‌کنید. LOE به فعالیت‌هایی اطلاق می‌شود که تاثیر مستقیمی بر زمانبندی پروژه ندارند، مانند نظارت، کنترل و امثال آن.
اما آیا نادیده گرفتن آنها کار درستی است؟
در اینجا باید به اصل دوم بازگردیم. طبق این اصل، دامنه برنامه باید کامل باشد. حال چگونه می‌توان بدون در نظر گرفتن LOE ها، به این کمال دست یافت؟
PMI توصیه می‌کند این فعالیت‌ها را در برنامه لحاظ کنید، اما به شرطی که مراقب باشید مسیر بحرانی (فعالیت‌هایی که بیشترین زمان را می‌برند) تحت تاثیر قرار نگیرند.
از سوی دیگر، DOD در این مورد سکوت اختیار کرده و ظاهراً اهمیت چندانی برای آن قائل نیست.
بنابراین، انتخاب نهایی با شماست که LOE ها را وارد برنامه کنید یا خیر. فقط به خاطر داشته باشید که هزینه‌های آنها را نیز باید در نظر بگیرید. در صورت عدم لحاظ آنها در برنامه، باید هزینه‌هایشان را به طور سرشکن در سایر بخش‌ها لحاظ کنید.
این اصل کاملاً واضح است، اما در کمال تعجب، برنامه‌های زیادی با عناوین تکراری دیده می‌شوند. به عنوان مثال، در ساختمانی با سه طبقه، برای هر طبقه باید فعالیت “دیوارچینی” تعریف کرد. اما این عنوان کافی نیست. باید جزئیات بیشتری ارائه دهیم. به جای “اجرای دیوار” باید بنویسیم “اجرای دیوار طبقه همکف”.
این نوع نام‌گذاری به شما در رهگیری برنامه و ردیابی پیشرفت آن کمک شایانی می‌کند. شاید شما هم تا به حال با استفاده از عناوین کوتاه، در تعیین پیش‌نیازها دچار سردرگمی شده باشید. با رعایت این اصل، نه تنها دیگر با این مشکل مواجه نخواهید شد، بلکه خوانایی برنامه نیز افزایش می‌یابد و نیازی به جستجوی جداگانه پیش‌نیازها در حین برنامه‌ریزی نخواهد بود. رعایت این اصل الزامی است و نباید از آن چشم‌پوشی کرد.
شاید حین مطالعه اصل چهارم به نحوه نگارش نام فعالیت‌ها توجه کرده باشید.
ابتدا به این نکته می‌پردازیم که با چه نوع عباراتی سروکار داریم. عبارات به دو دسته کلی تقسیم می‌شوند: عبارات فعلی و عبارات اسمی.
در برنامه‌ریزی پروژه، از عبارات فعلی برای نام‌گذاری فعالیت‌ها استفاده می‌کنیم. به عنوان مثال، “دیوارچینی طبقه پنجم” یا “اجرای دیوارهای طبقه پنجم”.
اما چرا؟
دلیل آن این است که در برنامه زمانبندی، هر فعالیت دارای یک بازه زمانی مشخص و روندی تعریف‌شده است. بنابراین، از نظر ادبی نیز منطقی‌تر خواهد بود که عنوان فعالیت صرفاً به نام یک عملیات محدود نشود، بلکه توضیح مختصری از آن را نیز ارائه دهد.
در مقابل، در ساختار شکست کار (WBS) از عبارات اسمی استفاده می‌کنیم. چرا که در این بخش، نیاز به اشاره مختصر و مفید به فعالیتی داریم که قرار است انجام شود. به عنوان نمونه، “دیوارهای طبقه پنجم”.
برنامه‌ریزی پروژه فرآیندی کلیدی برای موفقیت هر پروژه است. پایبندی به اصول برنامه‌ریزی، نظم و کارایی را به مدیریت زمان شما می‌آورد. این مقاله به معرفی 5 اصل اولیه از 19 اصل برنامه‌ریزی پروژه می‌پردازد. برنامه مدیریت زمانبندی به عنوان نقشه‌راهی برای پیشرفت عمل می‌کند و جزئیات پروژه، روند انجام آن، زمانبندی و پیش‌بینی‌های آتی را مشخص می‌کند. ساختار شکست کار (WBS) باید کامل و دقیق باشد تا هیچ فعالیتی از قلم نیفتد. Level of Effort (LOE) به فعالیت‌هایی مانند نظارت و کنترل اشاره دارد که باید با احتیاط در برنامه لحاظ شوند. نام فعالیت‌ها باید منحصر به فرد و گویای ماهیت آنها باشد و از فعل در نام‌گذاری آنها استفاده شود تا روند انجام آن را به طور شفاف نشان دهد. با رعایت این اصول، می‌توانید برنامه‌ای دقیق‌تر، کارآمدتر و قابل ردیابی برای پروژه خود تدوین کنید و به موفقیت آن نزدیک‌تر شوید.
هادی اسحاقی
1:33 ب.ظخسته نباشین، عالی بود. خوشحالم که بالاخره یه سایت درست و شفاف این موضوع رو توضیح داد.
CONSTROJECT
1:43 ب.ظممنون از وقتی که گذاشتید.حتما مقالات بعدی رو هم مطالعه کنید! 🙂