گزارش پیشرفت های دوره‌ای پروژه، ابزاری کلیدی برای پایش مستمر عملکرد پروژه‌های مدیریت‌شده با برنامه زمانبندی هستند. این گزارش های پیشرفت باید شامل دو عنصر مفید باشند: مدت زمان باقیمانده تا پایان پروژه و میزان تاخیر پروژه و اجزای اصلی آن. مدت زمان باقیمانده را می‌توان بر حسب ماه بیان کرد تا درک آن برای مخاطبان گزارش ساده‌تر باشد. همچنین، در محاسبه تاخیر پروژه باید به تاریخ مبنا توجه شود، به ویژه در صورتی که برنامه جبرانی برای پروژه تصویب شده باشد.
مطالبی که میخوانیم:
در تمامی گزارش یشرفت ها، تعیین مدت زمان دقیق تا پایان برنامه‌ریزی شده پروژه، امری ضروری است.
در صورتی که پروژه به بلوک‌ها، فازها یا بخش‌های مجزای دارای گزارش دهی مستقل تقسیم شده باشد و امکان استفاده از شناوری کلی برای تمامی بخش‌ها وجود نداشته باشد، ضروری است که مدت زمان باقیمانده تا پایان هر بخش به صورت جداگانه گزارش شود.
نکته حائز اهمیت آن است که هر داده‌ای، واحد اندازه‌گیری مناسب خود را می‌طلبد. لذا، برای نمایش مدت زمان در هر حوزه، بهتر است از واحدی استفاده شود که درک آن ساده‌تر باشد. در حوزه مدیریت پروژه، به ویژه در پروژه‌هایی با مدت زمان طولانی، استفاده از واحد روز به تنهایی ممکن است برای مخاطب چندان گویا نباشد.
به عنوان مثال، اگر به کسی گفته شود که فاصله بین دو نقطه معادل X مایل است، معمولاً برای درک بهتر این مقدار، آن را به کیلومتر تبدیل می‌کند. به همین ترتیب، در مورد مدت زمان پروژه نیز، استفاده از واحدهای بزرگ‌تر مانند ماه یا سال، درک بهتری را برای مخاطب فراهم می‌آورد.
بنابراین، پیشنهاد می‌شود که مدت زمان باقیمانده تا پایان پروژه به جای روز، بر حسب ماه بیان شود. بدین ترتیب، مخاطب به سادگی می‌تواند مدت زمان مذکور را درک کرده و برنامه‌ریزی‌های خود را بر اساس آن تنظیم نماید.
یکی از عنصر های مفید در گزارش پیشرفت پروژه، میزان تاخیر کلی و جزئیات آن است. معمولاً تاخیر به صورت تعداد روز بیان می‌شود.
در صورتی که برنامه جبرانی تصویب شده باشد، لازم است تاریخ مبنا برای محاسبه تاخیر به وضوح مشخص شود؛ زیرا با تصویب این برنامه، عملاً تاخیرهای قبلی منتفی می‌شوند. به عنوان مثال، می‌توان گفت: “در بازه زمانی 85 روز گذشته، 14 روز تاخیر در پروژه رخ داده است.”
تاخیر به این معناست که اگر پروژه با همان سرعتی که در برنامه اولیه پیش‌بینی شده بود پیش برود (و نه سرعت فعلی)، به اندازه مشخص شده در کادر تاخیر، دیرتر از تاریخ برنامه‌ریزی شده به پایان خواهد رسید. این مفهوم با تأخیر ناشی از ادامه روند فعلی پروژه متفاوت است.
دو نکته مهم در خصوص تاخیر وجود دارد:
شایان ذکر است که تاخیری که به روش ساده مسیر بحرانی محاسبه می‌شود، به ضرایب وزنی وابسته نیست. اما در صورتی که تاخیر به روش زمان کسب شده محاسبه شود، تا حدودی تحت تأثیر جزئیات ضرایب وزنی قرار می‌گیرد.
پروژه‌های مدیریت‌شده با برنامه زمانبندی، نیازمند پایش مستمر عملکردشان هستند. گزارش پیشرفت های دوره‌ای پروژه، ابزاری کلیدی برای این پایش مستمر به شمار می‌آیند.
دو جنبه مهم که باید در گزارش پیشرفت های پروژه مورد توجه قرار گیرند، عبارتند از:
مدت زمان باقیمانده تا پایان پروژه را می‌توان بر حسب ماه بیان کرد تا درک آن برای مخاطبان گزارش پیشرفت ساده‌تر باشد. محاسبه تاخیر پروژه نیز نیازمند دقت است. در صورتی که برنامه جبرانی برای پروژه تصویب شده باشد، تاریخ مبنا برای محاسبه تاخیر اهمیت ویژه‌ای پیدا می‌کند.
مطالب بیشتر
هادی اسحاقی
5:36 ق.ظمفید و کاربردی، مثل همیشه.
CONSTROJECT
9:20 ق.ظ??