راهکارهای برنامه جبرانی 2

در بخش قبلی چند مفهوم اولیه و مهم را توضیح داده ایم. از آنجایی که در این بخش به آنها اشاره خواهیم کرد، به شما توصیه میکنیم ابتدا مقاله پیشین را مطالعه نموده و سپس به این بخش برگردید.

مطالبی که میخوانیم:

برنامه زمانبندی جبرانی (Replan/Reschedule )

برنامه‌ریزی مجدد، روشی است برای جبران عقب‌ماندگی‌های یک پروژه و رسیدن به تاریخ پایانی تعیین‌شده. این کار با بازنگری برنامه فعلی، اعمال تغییرات لازم و به‌کارگیری روش‌های تسریع در انجام فعالیت‌ها انجام می‌شود تا پروژه در زمان مقرر به پایان برسد.

Replan و Reschedule

هرگاه نیاز به بازبینی و اصلاح برنامه یا زمان‌بندی پروژه باشد، از اصطلاحات Replan یا Reschedule استفاده می‌شود. هدف از این بازبینی‌ها می‌تواند اعمال تغییرات درخواستی کارفرما، اجرای ایده‌های بهتر یا جبران عقب‌ماندگی‌های پروژه باشد.

نکته: معمولا واژه های Replan و Reschedule معادل هم به کار برده می شوند.

منظور از برنامه زمانبندی جبرانی، برنامه زمانبندی جبرانی اصلاحی و یا Plan up Catch می باشد.

برنامه زمانبندی جبرانی اصلاحی

در دنیای واقعی، تهیه برنامه جبرانی تنها با استفاده از تکنیک‌های فشرده‌سازی کافی نیست. زیرا پروژه‌ها پویا هستند و دائماً با تغییراتی مانند اضافه شدن کارهای جدید، حذف برخی بخش‌ها یا تغییر حجم عملیات روبرو می‌شوند. بنابراین، برای تهیه یک برنامه جبرانی جامع و مؤثر، علاوه بر فشرده‌سازی، باید این تغییرات را نیز در نظر گرفت و برنامه را به‌روزرسانی کرد. این فرآیند بهینه‌سازی برنامه، که شامل اعمال تغییرات در پاسخ به شرایط جدید است، معمولاً با اصطلاحات Replan یا Reschedule شناخته می‌شود.

plan up-Catch

در مواردی که نیازی به ایجاد تغییرات اساسی در پروژه نباشد و بتوان با استفاده از روش‌های فشرده سازی، تاریخ پایان پروژه را جلو انداخت، از برنامه‌ریزی پیش‌رونده یا “Plan up-Catch” استفاده می‌کنیم. این نوع برنامه‌ریزی در واقع نوعی Replan یا Reschedule است، با این تفاوت که هدف اصلی آن صرفاً جبران تاخیرهای موجود است و تغییرات گسترده‌ای در برنامه پروژه ایجاد نمی‌کند.

“در مرحله فشرده‌سازی پروژه، تعیین یک تاریخ پایان واقع‌بینانه و منطقی از اهمیت بالایی برخوردار است. پذیرش تاریخ‌های غیرمنطقی و تحمیلی که با باورها و تجربیات تیم همخوانی ندارد، می‌تواند منجر به نتایج فاجعه‌آمیز شود. افزایش ناگهانی سرعت پیشرفت پروژه از 3% به 10% در ماه، به ویژه در برنامه‌های فشرده، معمولاً غیرممکن است. اگرچه برنامه‌های جبرانی می‌توانند به طور موقت انحراف را کاهش دهند، اما در درازمدت به دلیل ماهیت غیرقابل پایدارشان، منجر به افزایش مجدد و حتی تشدید آن می‌شوند. این امر نه تنها به اهداف پروژه لطمه می‌زند، بلکه می‌تواند اعتماد مدیران را نیز خدشه‌دار کند.”

روش های فشرده سازی برنامه زمانبندی Fast tracing و Crashing هستند.

Fast tracing

روش Fast Tracing یک راهکار برای کوتاه کردن زمان پروژه است. در این روش، با همپوشانی دادن برخی فعالیت‌ها که قبلاً به‌صورت پشت سر هم انجام می‌شدند، زمان کلی پروژه کاهش پیدا می‌کند. البته این کار ریسک‌هایی مثل نیاز به انجام مجدد برخی کارها را افزایش می‌دهد و ممکن است هزینه‌های پروژه را هم بالا ببرد.

برای مثال، در شکل ۱ مدت زمان پروژه ۱۰ روز بوده، اما با استفاده از Fast Tracing برای فعالیت‌های B و C، این مدت به ۷ روز کاهش پیدا کرده است (شکل ۲).

Crashing

Crashing روشی برای تسریع پروژه با افزایش منابع است. این روش به ما اجازه می‌دهد تا فعالیت‌ها را سریع‌تر انجام دهیم اما هزینه‌های پروژه را افزایش می‌دهد و ریسک آن را هم بالا می‌برد. برای مثال، با اضافه کردن شیفت‌های کاری یا استخدام نیروی بیشتر، می‌توانیم مدت زمان فعالیت‌ها را کاهش دهیم.

هر دو روش Crashing و Fast Tracking برای کاهش زمان پروژه قابل استفاده هستند. انتخاب بهترین روش به عوامل مختلفی مثل نوع فعالیت، منابع موجود و محدودیت‌های زمانی بستگی دارد.

در شکل ۳، با استفاده از ترکیبی از این دو روش، مدت زمان پروژه از ۱۰ روز به ۶ روز کاهش پیدا کرده است. همان‌طور که در ستون “روش بکار گرفته شده جهت فشرده سازی” مشخص است، برای هر فعالیت روش مناسب انتخاب شده است.

روش‌های تسریع پروژه معمولاً روی فعالیت‌های بحرانی متمرکز می‌شوند. اما حواستان باشد که هنگام استفاده از این روش‌ها، نباید از ابتدا فعالیت‌های بحرانی را مشخص و فقط روی آن‌ها کار کنیم. چراکه با تغییر مدت زمان فعالیت‌ها، ممکن است فعالیت‌های بحرانی جدیدی ایجاد شوند و فعالیت‌های قبلی دیگر بحرانی نباشند. نرم‌افزارهایی مثل Microsoft Project هم نمی‌توانند به‌طور خودکار این تغییرات را تشخیص دهند.

مطالب بیشتر