برنامه عملیاتی یا اکشن پلن (ACTION PLAN)

در مدیریت و کنترل پروژه، اکشن پلن برنامه ای‌ست که به هر فعالیت را به تفکیک روزها به همراه حجم کاری که باید انجام شود، نشان میدهد.

در این مطلب میخواهیم به طور کامل و با جزییات برای شما توضیح دهیم که چطور میتوانید یک برنامه عملیاتی (اکشن پلن) حرفه ای تنظیم کنید و به بخش اجرایی پروژه ارائه بدهید.

کاربرد اکشن پلن یا برنامه عملیاتی چیست؟

برنامه عملیاتی یا action plan یک برنامه ماهانه است که به صورت داینامیک طراحی میشود تا به روند برنامه ریزی و گزارش گیری فعالیت های ماه جاری یا پیش رو کمک کند و باعث میشود که شما پروژه را راحت تر و حرفه ای تر پیگیری کنید و برای هر ماه یک برنامه مدیریتی و عملیاتی داشته باشید.

چطور یک برنامه عملیاتی (action plan) داینامیک بنویسیم؟

ابتدا آن بخش از پروژه را که میخواهید برای آن برنامه عملیاتی بنویسید از نرم افزار ms project کپی کنید و در یک فایل اکسل paste کنید.(در اینجا فقط شرح فعالیت، احجام و تاریخ های شروع و پایان کار داریم.)

حال باید فرمولی بنویسیم که حجم کار را در یک روز برای یک فعالیت برای ما حساب کند اما باید درنظر داشته باشید که قرار است در یک تاریخ مشخص شروع شده و در یک تاریخ مشخص نیز تمام شود. از آنجایی که میخواهیم یک برنامه داینامیک بسازیم، از فرمول if در اکسل استفاده میکنیم.

ابتدا یک سلول را انتخاب کرده و فرمول را به صورت زیر شروع میکنیم:

=if(and(

حال باید تعریف کنیم که اگر تاریخ فعلی از تاریخ پایان فعالیت کوچکتر یا مساوی بود و همچنین از تاریخ شروع فعالیت بزرگتر یا مساوی بود، بیا و حجم کلی فعالیت را تقسیم بر مدت زمان فعالیت (تاریخ پایان – تاریخ شروع + 1) کن و در غیر اینصورت، سلول را خالی بگذار.

اما چطور این فرمول را بنویسیم؟?

نگران نباشید! طبق تصویر زیر بعد از and یک پرانتز باز میکنیم و تاریخ فعلی را انتخاب کرده بعد از => تاریخ پایان فعالیت را انتخاب میکنیم. بعد از نوشتن , مجددا تاریخ فعلی را انتخاب میکنیم بعد از =< تاریخ شروع فعالیت را انتخاب میکنیم. حال پرانتز را میبندیم و سراغ بخش بعدی فرمول میرویم. نوبت آن است که به سلولمان بگوییم اگه بخش اول درست بود، چه کاری برای ما انجام بدهد.

حجم کلی را انتخاب کنید و سپس علامت تقسیم یا / را بزنید؛ مجددا پرانتز باز کنید و تاریخ پایان را انتخاب کنید و از تاریخ شروع کم کنید و سپس با 1 جمع کنید. در آخر باید بگویید که اگر شرط برقرار نشد، سلول را خالی “” بگذار.

=if(and(تاریخ فعلی=< تاریخ پایان, تاریخ فعلی=> تاریخ شروع) , حجم کلی/(تاریخ پایان-تاریخ شروع+1) , "")

برای اینکه روزهای تعطیل را از تقویممان کم کنیم، باید یک time scale بسازیم و بعد آن را در برنامه فراخوانی کنیم تا از روزهای کاری کسر شود.

جمعبندی

برنامه عملیاتی یا اکشن پلن یک سند راهبردی است که مجموعه ای از اقدامات مشخص را برای رسیدن به یک هدف یا مجموعه ای از اهداف تعیین شده تعریف می کند. این برنامه به طور دقیق مشخص می کند که چه کاری باید انجام شود، تا چه زمانی و در چه حجمی. برنامه عملیاتی به عنوان یک نقشه راه عمل می کند و اطمینان حاصل می کند که سازمان یا فرد به سمت دستیابی به اهداف خود حرکت می کند.